Fem refleksioner før Folkemødet

Rundt omkring er der godt gang i forberedelserne til Folkemødet 2024. At være i gang nu er ikke så meget som en dag for tidligt. Hvis man venter, kan det blive et opslidende kapløb med tiden at overholde Folkemødets forskellige deadlines. Her er fem refleksions-indspark, som I kan bruge i den kommende fase af planlægningen.

Hvad har I fokus på?

Noget af det vigtigste og sværeste i forbindelse med Folkemødet er at holde fokus. I organisationer støder man ind imellem på det argument, at det ser godt ud over for medlemmerne, at formanden deltager i mindst 16-17 events over tre dage. Men optimal varetagelse af medlemmernes interesser er ikke ensbetydende med, at I skal skyde på alt, hvad der rører sig. Vælg hellere to eller max tre temaer, som I engagerer jer i. Disse temaer kan I så give fuld opmærksomhed før, under og efter Folkemødet.

Vær også opmærksom på hvilke temaer der kan forventes at blive de største på 2024-Folkemødet. Klima, sundhed og unge er blandt de hovedtemaer, der har fyldt mest de seneste år. Hvis I vil lægge op til debat om det samme tema som alle andre, bør I sørge for at etablere en original vinkel på det. Ellers kan I få problemer med at tiltrække deltagere og publikum.

Skal I sige ja til alt?

Visse talspersoner (formænd, direktører mv.) får rigtig mange henvendelser om at stille op i debatter og på andre events. Er det i så fald uhøfligt at sige nej tak til nogle af forespørgslerne? Nej, slet ikke. Tværtimod giver det god mening, hvis I analyserer, om det giver mening i forhold til jeres valg af fokusområder at sige ja. Men husk at svare. Ingen synes, det er fedt at blive ghostet. Heller ikke jer selv, når det er jer, der rækker ud.

Sørg også for at passe på jeres talspersoner ved at lægge luft ind i deres programmer. Giv dem tid at blive hængende til smalltalk efter debatterne. Og giv dem pusterum, hvor de kan gå rundt på Folkemødet og dyrke tilfældige møder. Det er ofte de kontakter, som man skaber uformelt, der giver det bedste udbytte bagefter.

Klarer I planlægningen selv, eller har I brug for en livline?

Hvis man fx arbejder i en organisation, som er med på Folkemødet, er det en spændende opgave at planlægge deltagelsen, men det er også et stort og undertiden altopslugende arbejde, og særligt i perioden fra den 1. april og indtil selve Folkemødet er der ind imellem så mange bolde i luften, at det kan være svært at bevare overblikket.

Derfor: Hvis I selv er med til at planlægge events og ikke har prøvet det mange gange før, så find gerne en sparringspartner, som har erfaring med at arrangere events på Folkemødet, og som kender alle de snubletråde og faldgruber, som kan få et ellers godt tænkt event til at ende som en fuser.

I kan også vælge at outsource hele planlægningen af jeres deltagelse, men sørg i givet fald for at læse grundigt på ”det med småt”, så I har helt klare linjer om, hvad I får hjælp til, og hvad I selv forventes at klare.

Hvis I forhører jer om ekstern bistand og får et økonomisk overslag, som ligger langt ude over jeres budget, så fortvivl ikke. Både planlægning af events og udførelse af moderatoropgaver udbydes på mange forskellige niveauer.

“Hvis I har den mavefornemmelse, at en kendismoderator ikke vil give netop jeres event 100 procent dedikation, kan I vælge en moderator, som møder op forberedt til fingerspidserne, har sat sig grundigt ind i emnet, drøftet eventets forløb med jer på forhånd – og har holdt forudgående briefingmøder med alle deltagere.”

Hvilken moderator skal I vælge?

Et af de elementer i planlægningen, som I bør have på plads relativt hurtigt, er valg af moderator. Hvis I allerede nu har en idé til et event, der vil fungere optimalt med en konkret kendis som moderator, bør I rykke snart. De bedste kendismoderatorer bliver typisk hyret hurtigt.

Men er det overhovedet en forudsætning for succes, at man har en kendis som moderator? I den seneste udgave af Folkemødeanalysen fra Operate og Foreningen Folkemødet er der mange arrangører, der angiver, at en populær deltager kan være et trækplaster for et event. Men endnu flere angiver ”et aktuelt emne” som trækplaster. Det er altså vigtigere, hvad man sætter fokus på, end hvem man har med på scenen.

Inden I træffer jeres beslutning, bør I overveje, om I vil have en moderator, der har en hel serie af events i deres Folkemøde-kalender. Det er der nemlig en del af kendis-moderatorerne, der har. Nogle af de kendte moderatorer er både dedikerede og velforberedte, men det er ikke alle. Og det er klart, at det kan være svært for en moderator at have samtlige temaer og paneldeltagere siddende godt fast på rygraden, hvis man har sagt ja til at styre 12-15 debatter i løbet af tre dage. Jeg ved af erfaring, at den eneste dialog, som man som arrangør har forud for Folkemødet med i hvert fald nogle af kendis-moderatorerne, er et enkelt møde og så nogle hurtige sms’er lige op til eventet.

Hvis I har den mavefornemmelse, at en kendismoderator ikke vil give netop jeres event 100 procent dedikation, kan I som alternativ vælge en moderator, som møder op forberedt til fingerspidserne, har sat sig grundigt ind i emnet, drøftet eventets forløb med jer på forhånd – og har holdt forudgående briefingmøder med alle deltagere.

Hvem vil I invitere?

Husk at bruge Folkemødet til at udvide jeres netværk. Hvis I har en tendens til (næsten) altid at tale med stakeholders fra jeres egen verden, er I ikke alene. Det gør de fleste. Men måske kan jeres events og debatter blive endnu mere levende og få endnu mere kant, hvis I inviterer folk med fra helt andre brancher end jeres egen. Folk der har et helt andet blik på jeres mærkesager, end I selv har.

Derfor kan det være en god idé at planlægge at gå i samarbejde med nogle andre end dem, som tilhører jeres eget univers, og som I kender i forvejen fra møder og konferencer i løbet af året.

Hvis I vil have yderligere rådgivning eller anden Folkemøde-bistand, så giv gerne lyd på 21 26 56 98 eller claus@renommekommunikation.dk. Hvis I giver kaffe, er det første møde gratis.

Læs mere her.